Smart schdueling

Entreprises de services : comment simplifier et automatiser la planification de vos interventions sur le terrain ?

Smart schdueling
6th Juin 2019 – Entreprises de services, votre succès ou votre échec dépend de 2 facteurs : l’efficacité de l’intervention de vos collaborateurs (techniciens, ingénieurs, chauffeurs, livreurs, chefs de chantier) sur le terrain, qui détermine votre base de coûts et donc votre rentabilité, la satisfaction de vos clients, qui détermine votre développement commercial et votre pérennité.

Ces deux facteurs sont intimement liés et en grande partie pré-déterminés avant même que vos collaborateurs se rendent physiquement chez vos clients, par la planification que votre service clients ou votre service d’exploitation et la préparation en amont des interventions sur le terrain.

En effet, quoi de plus coûteux que le temps passé par vos salariés dans les embouteillages ? quoi de plus désastreux pour votre image et la satisfaction de vos clients qu’une intervention ratée pour des raisons aussi diverses qu’une arrivée en retard sans information de votre contact, l’indisponibilité d’une pièce détachée, l’envoi sur place d’un technicien qui n’aurait pas la bonne compétence ou la bonne documentation technique ?

Pour autant et comme le montrent ces quelques exemples, les facteurs à prendre en compte en amont d’une intervention réussie sont multiples et peuvent rapidement générer une complexité qui peut rapidement tourner au casse-tête. C’est pourquoi un grand nombre d’entreprises de services déploient une énergie et un temps considérable à mettre à jour le fameux « tableau Véléda » qui trône au milieu de la salle où sont planifiées les opérations.

Si vous êtes (encore) dans cette situation, vous devriez sérieusement envisager d’implémenter dans votre entreprise une solution logicielle de planification dynamique (en anglais « smart scheduling ») qui vous simplifiera considérablement la vie tout en délivrant des gains significatifs de productivité et surtout une fiabilité accrue de vos interventions sur le terrain.

Qu’est-ce que la « Planification Dynamique » ?

Un logiciel offrant la fonctionnalité de planification dynamique pré-sélectionne automatiquement la ressource itinérante (technicien, ingénieur, chauffeur-livreur) la mieux adaptée à chaque mission, ou à chaque ensemble de missions.

Ces logiciels prennent en compte les informations suivantes pour vous proposer la planification optimale :

  • Localisation en temps réels de vos ressources
  • Information sur le trafic routier en direct
  • Contraintes de la mission (par exemple les compétences ou qualifications requises)
  • Type de véhicule spécialisé si nécessaire
  • Horaires d’intervention ou contraintes d’accès au site
  • Stock et pièces détachées nécessaires au bon déroulement de l’intervention

L’algorithme du logiciel prend en compte automatiquement les compétences de vos salariés, les horaires et la proximité du lieu d’intervention, et vous présentent instantanément la liste du personnel apte à être envoyé sur site, en un clic.

Une fois la planification établie, un tunnel sécurisé de communication mobile permet d’envoyer les feuilles de mission directement au collaborateur itinérant, sous forme digitalisée, ce qui évite au service de planification d’imprimer et de copier des calendriers, et à vos techniciens de repasser au bureau pour les récupérer.

Les techniciens reçoivent également sur leurs smartphones ou leurs tablettes l’ensemble des informations nécessaires au bon accomplissement de la mission (stock, procédures de sécurité, devis instantané, historiques de service client, etc.).

Quel retour sur investissement pour votre entreprise ?

Le déploiement d’un logiciel de planification dynamique permet à votre entreprise de réagir plus vite et optimise les temps de trajet. Dans la pratique, les sociétés d’intervention sur le terrain constatent une hausse d’environ 68% de leur productivité, et une baisse de 15% de leurs coûts de planification.

S’agissant de vos collaborateurs sur le terrain, les solutions de planification dynamiques sont généralement déclinées via une application mobile qui leur permet de consulter et organiser facilement leur agenda professionnel, et qui fournit un moyen interactif et accessible de voir les modifications apportées à leur emploi du temps. En mobilité, vos collaborateurs peuvent enregistrer leurs disponibilités et leurs horaires de préférence, consulter leur agenda, recevoir des notifications en cas de changement, signaler un incident, proposer et accepter des heures supplémentaires, et même demander un congé.

L’utilisation d’un logiciel complet de gestion des missions incluant une fonctionnalité de planification dynamique offre des bénéfices significatifs pour les entreprises utilisatrices : des coûts moins élevés, un déploiement plus rapide des ressources, et moins d’excès de vitesse sur la route car les missions sont correctement réparties. Avec un tel logiciel, vous pouvez transformer du temps perdu en temps de travail, et améliorer la satisfaction de vos clients par une plus grande réactivité.

Le logiciel JobWatch de BigChange a toutes les fonctionnalités qu’il vous faut :

La plateforme de services 5-en-1 de BigChange permet aux entreprises de toutes tailles de de digitaliser leurs process opérationnels et d’améliorer la satisfaction de leurs clients. Avec BigChange, votre service client en back-office peut réaliser un diagnostic précis et à distance du besoin, et planifier l’intervention de vos techniciens en amont de leur déplacement, en prenant en compte les problématiques de compétences, de pièces détachées, de disponibilité des clients, d’accessibilité des locaux, etc.

Une fois sur place, vos collaborateurs itinérants disposent d’une application mobile sur laquelle ils peuvent suivre étape par étape les procédures de travail définies par l’entreprise ce qui permet de garantir que les missions sont réalisées de façon professionnelle et conforme, tout en remontant de façon systématique et structurée les éventuelles difficultés rencontrées.

En cas de problème, votre responsable opérationnel en back office est immédiatement informé, ce qui lui permet de réagir, d’informer le client des difficultés rencontrées et le cas échéant de re-planifier une intervention.

Grâce à une meilleure transparence et un travail d’équipe facilité entre tous les aspects des opérations, le déploiement d’une solution logicielle de Gestion des Interventions comme JobWatch permet à votre entreprise d’améliorer considérablement sa productivité, son esprit d’équipe, et la fidélisation de ses clients.

Pour une vue d’ensemble des meilleures pratiques pour architecturer le système d’information d’une entreprise de services, cliquez sur notre précédent article..